Nieuwe werkplekken voor diensten moeten ontmoeting bevorderen, maar juist op sociaal vlak mist Dienstenraad duidelijkheid

Activiteitgericht werken, heet het principe van nieuwe aanpak. En het idee is om als het in Deventer goed gaat, ook in Enschede bij de diensten op die manier te gaan werken. In de nieuwe opzet op de vijfde zijn er geen vaste werkplekken meer. Sterker; voor elke activiteit is straks een verschillende plek bedacht.

Volgende week dinsdag is er een informatiebijeenkomst over de nieuwe werkomgeving. De werkomgeving in Deventer op de vijfde, waar nu ook al hoofdzakelijk medewerkers van de diensten werken, geldt op zijn zachtst gezegd al langere tijd als niet heel inspirerend.

Ook de bezetting is niet denderend: vooral op woensdag en vrijdagen kun je soms spreekwoordelijk nog net geen kanon afschieten. Toch is dat niet de belangrijkste reden voor de verbouwing die dit jaar moet plaatsvinden, zeggen directeur Jan Tromp en manager Lian Wienk van de Facilitaire Serviceorganisatie (FSO).

Daarvoor is de verbouwing (geraamde kosten: bijna 2,5 miljoen) ook te ingrijpend. Het plan is om daar in de meivakantie een start mee te maken. De nieuwe werkomgeving moet straks de ‘ontmoeting’ stimuleren, en dan vooral óók tussen de verschillende diensten die er werken (BSO, HRM, CFA, DBI, OSS, FSO, DMC, SCVO en SRGS). En dan nog het liefst tussen diensten die in de praktijk veel met elkaar te maken hebben. Tromp: “We willen het zodanig inrichten dat mensen elkaar treffen.”  

Nu zit iedereen toch vooral in zijn eigen ruimte, en dan vaak ook nog eens met de deur dicht, stelt het projectteam. Er is een tekort aan videobelruimtes, en kleine overlegplekken, terwijl andere ruimtes dan weer op slot zitten, waardoor ze voor andere diensten niet te gebruiken zijn. En zoals eerder aangehaald: qua bezetting voelt het vaak leeg op de vijfde.

Veldhoen & Company

Om daartoe te komen, werd een adviesbureau ingeschakeld, Veldhoen & Company, experts op het vlak van activiteit-gerelateerd werken (zie kader onderaan). Activiteit-gerelateerd werken, ook wel activiteitgericht werken, houdt plat gezegd in dat bij de verschillende werkzaamheden die werknemers op een dag uitvoeren, ook een verschillende werkplek hoort.

Dat zorgt er voor dat mensen straks niet alleen geen vaste plek hebben, of vaste ruimte, zoals nu nog vaak, maar ook dat ze straks afhankelijk van activiteit misschien wel meerdere keren per dag wisselen naar een plek die past bij de aard van het werk dat ze op dat moment gaan verrichten.

Diensten hebben straks geen vaste l ruimtes meer, maar zijn ingedeeld in buurten, waarbij diensten die veel met elkaar te maken hebben, naast elkaar een plek in dezelfde ‘buurt hebben.

Negatief advies

Juist op het sociale vlak, waar dit plan zich nadrukkelijk op richt, leven er zorgen bij de Dienstenraad. Dat medezeggenschapsorgaan vertegenwoordigt de medewerkers van de diensten, en daarmee de mensen die straks in de nieuwe werkomgeving moeten en mogen werken. De Dienstenraad heeft een negatief advies afgegeven voor het verbouwingsplan, al gebeurde dat pas nadat het besluit van de verbouwing door het CvB al genomen was. Dat besluit werd, zoals uit de besluitenlijst valt op te maken, genomen met voorbehoud van een check op adviesrecht van de Dienstenraad.

Het plan zoals zij hebben gezien, gaat vooral over de verbouwing, zegt Itje Wijshake namens de Dienstenraad (DR). “Die fysieke verbouwing zien we wel goedkomen. Daar hebben we echt wel vertrouwen in. Onze zorgen zitten vooral op het sociale vlak.”

Hoe gaat dat activiteit-gericht werken dan straks? Wie heeft dan de regie? Welke afspraken zijn er zoal? “Op dat vlak missen we echt iets.” In het negatieve advies van de dienstenraad valt te lezen dat ‘onvoldoende duidelijk is hoe het (samen)werken met ‘ambassadeurs per dienst’ voor voldoende draagvlak en afstemming binnen en tussen de diensten zal zorgen om op beide veranderingsaspecten te kunnen sturen.’

Bij de conclusies gebruikt de dienstenraad de woorden ‘tour de force’, en stelt dat de gedachte dat de diensten en medewerkers er samen straks wel onderling uitkomen, van weinig realiteitszin getuigt. Op basis van de reglementen zou de Dienstenraad bovendien geen adviesrecht hebben, maar instemmingsrecht, schrijven ze.

Toch vraagt de dienstenraad niet om het besluit terug te draaien, of de plannen niet uit te voeren; wel vraagt de dienstenraad om een uitleg – op papier - van hoe de veranderaanpak op sociaal vlak er precies uitziet. Bovendien zou de dienstenraad graag een meldpunt zien, waar medewerkers hun bevindingen kunnen melden.

‘Spannend’

Lian Wienk geeft aan dat ze snapt dat er ‘spanning’ zit op het ‘veranderkundige stuk’ van het plan. “Hoe gaan mensen daarin mee, welke afspraken ontstaan er, er zal tijd nodig zijn om op dat vlak een structuur te ontwikkelen. De eerste drie maanden van samenwerken in de nieuwe omgeving geldt straks dan ook als een ‘bevriezingsperiode’, waarin onderzocht en geëvalueerd wordt of deze manier van werken ook echt de juiste is, en of de inrichting daarbij past. “Dus niet alleen kijken of er kinderziektes zijn, maar ook echt of het op de juiste manier ingericht is.”

De voorgestelde manier om dat te doen is bijvoorbeeld een klankbordgroep. Daar zegt de Dienstenraad blij mee te zijn, maar het is voor hen niet voldoende. Zij willen graag een volledig jaar monitoren hoe het gaat in de nieuwe werkomgeving.

Volgens Wienk is straks een kwestie van ervaren. Afspraken en de nieuwe manier van werken moeten zich eerst in de praktijk uitkristalliseren. “We kunnen het niet voordoen. We doen voor Saxion iets nieuws.” Jan Tromp zegt op zijn beurt dat er straks niet opeens een politieagent aanwezig zal zijn om te checken of iedereen op de juiste plek zit. “Maar er zullen wel werkafspraken gemaakt moeten worden. The proof of the pudding is in the eating.”

Hij was bij de provincie Overijssel al betrokken bij de invoering van een vergelijkbare manier van werken. En dat beviel goed. “Eerlijk gezegd moet ik er zelf niet aan denken om in mijn eentje in een hokje te zitten.” Het idee is om de nieuwe manier van samenwerken, als het in Deventer een succes is, later ook in Enschede te gaan invoeren voor de diensten. “En dat is nog verder weg, maar uiteindelijk kijken we ook naar een dergelijk concept voor studenten en docenten.”

Wijshake, die als medewerker van OSS zelf straks ook in de nieuwe omgeving gaat werken, zegt vooral benieuwd te zijn naar de invloed op teams van dezelfde afdeling. “Ik merk dat je in de praktijk ook juist op locatie bent om je directe collega’s te treffen, even werkinhoudelijk te kunnen sparren, zonder dat je meteen een afspraak hebt. Hopelijk blijft dat wel mogelijk en hoef je niet bijvoorbeeld op de vierde aan te kloppen, met de vraag of er nog een plek in de herberg is.”