Evaluatie; Invoering AFAS kostte drie miljoen meer dan begroot
De invoering van AFAS ging zo’n drie miljoen over het goedgekeurde budget van zes miljoen euro, de extra benodigde tijd om live te gaan was beperkt en er is nauwelijks aan risicomanagement gedaan. Dat blijkt uit een externe evaluatie van de implementatie van AFAS. “Gedurende het project heeft de organisatie veel druk ervaren en grote inzet geleverd, leidend tot uitval en verloop.”
Alleen de managementsamenvatting van de evaluatie door consultancybureau KPMG is openbaar gemaakt door het college van bestuur, omdat in het volledige rapport oordelen tot personen herleidbaar zijn. De samenvatting wordt woensdag besproken met de centrale medezeggenschap.
KPMG schrijft dat er een ‘informele projectsturing’ was, en dat er geen goede sturing was op het budget. Saxion koos met de invoering van AFAS voor een project dat niet alleen de implementatie van de bedrijfssoftware behelsde, maar koos ook voor het optimaliseren van bedrijfsvoerings-processen. “Theoretisch kan dit werken, maar praktisch vergt dit uitgebreide voorbereiding en dijkbewaking.”
Professionele cultuur
De evaluatie roemt de inzet en het doorzettingsvermogen van de medewerkers van Saxion, maar wijst tegelijk naar professionele cultuur, waar wel wat op aan te merken is. “Saxion heeft veel betrokken medewerkers. Desalniettemin hebben medewerkers in alle lagen van het project gedrag vertoond dat niet overeenkomt met professionele standaarden”, schrijft KPMG. Het advies is om de helderheid over de vigerende kaders van het werk te vergroten, net als de bespreekbaarheid en aanspreekbaarheid.
Collegevoorzitter Anka Mulder kondigde een jaar geleden aan dat een externe consultant onderzoek zou gaan doen naar wat er niet goed ging bij de implementatie van AFAS. Want daar waren flink wat problemen mee, die Mulder noopten om toenmalig bestuurder Jan-Willem Meinsma van het project af te halen, de Raad van Toezicht te informeren over de problematiek en het project onafhankelijk te laten evalueren.
KPMG interviewde meer dan dertig medewerkers die bij de implementatie van AFAS betrokken waren, analyseerde 27 vastleggingen van stuurgroep-overleg, 26 specifieke documenten en een uittreksel van CvB-notulen. Doel van de evaluatie is om aanbevelingen te geven voor toekomstige projecten, niet op het beoordelen van persoonlijk functioneren.
Gerelateerde artikelen
Inloopmarkt Saxion Support Days; “Laten zien wat we aan ondersteuning bieden”
Welzijn, loopbaanontwikkeling of studiehulp; op tal van terreinen biedt Saxion hulp aan studenten en medewerkers. Maar dat is lang niet altijd goed bekend. Een inloopmarkt, die dit jaar voor het eerst wordt gehouden in Enschede, Deventer en Apeldoorn, moet daar verandering in brengen. “We willen medewerkers en studenten een warm welkom geven.”
Organisatie kijkt met ‘grote glimlach’ terug op INTRO nieuwe stijl; evaluatie volgt nog
Zonovergoten dagen en bijna 4000 deelnemers, projectleider Caroline de Graaf kijkt ‘met een grote glimlach’ terug op de INTRO. Die had een nieuwe opzet, waarbij voor het eerst het opleidingsdeel gekoppeld was aan het algemene. Of dat goed heeft gewerkt, wordt nog geëvalueerd. “Maandag werd ik met m’n vermoeide hoofd aangesproken door een student, die me zei dat de INTRO zo gaaf was. Daar doe je het voor.”
Onbezongen held Hugo Woertman: “Wat ik heb meegemaakt bepaalt niet wie ik ben”
Waar hij het meest van geniet op Saxion? Het contact met de studenten, zegt huismeester Hugo Woertman. Niet in het minst omdat hij zichzelf in hen terugziet, vertelt hij in dit openhartige interview, over verbinding, verlies en de zoektocht naar identiteit. Wat dat laatste betreft heeft hij ook troost voor de studenten. “Ik ben zelf 55 en weet ook nog niet helemaal wie ik ben, of wat ik precies wil.”